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ITIL 홍보

핵심 인물에 대한 ITIL 홍보 사례 준비

6장

이 시점까지 핵심 인물을 식별하고, 기대 사항 정량화 및 성과 계산을 완료했습니다. 이제 모든 데이터를 정리하여 ITIL 홍보 사례를 준비할 차례입니다. 사례를 준비하기 전에 사례의 준비와 발표에 유용한 다음 몇 가지 사항을 검토하는 것이 좋습니다.

• 보고서 읽기를 좋아하는 사람도 있지만, 프리젠테이션 시청을 좋아하는 사람도 있습니다.
• 설명 대상이 높은 계층일수록 더 간결하게 설명해야 합니다.
• 보고서 중 자신 또는 소속 부서와 관계된 부분이 단지 일부에 불과하다면 대량의 보고서를 원하는 사람은 없으므로, 각 핵심 인물마다 복잡한 보고서를 작성하는 데 많은 시간을 낭비하지 마십시오.
• 사실을 보여주는 것이 가장 효과가 좋으므로 사실에 집중하십시오.

모듈 방식을 채택하여 표준화된 소개, 결론 및 권장 사항을 작성하는 것도 좋습니다. 이 경우 특정 청중에 적합하게 모듈을 선택하여 프리젠테이션을 맞춤 구성할 수 있습니다.

그림 7에 표시된 보고표와 같이 기대 사항 정량화 결과와 성과 계산 결과를 수집 및 구성할 수 있습니다.

아래 표에서 각 열은 세 주요 계층(전략적 계층, 전술적 계층, 실무 계층)을 나타냅니다. 각 열은 다시 성과(D)와 기대 사항(E)으로 세분되어 있습니다. 각 행은 ITIL 항목을 의미합니다. 사례를 준비하면서 수집한 결과를 행렬의 해당 상자에 입력하십시오. 예를 들어, 서비스 데스크에 대해 세 가지 성과가 있을 경우 이를 해당 상자(D 또는 E)에 세 항목으로 저장하십시오. 이러한 행렬 방식을 사용함으로써 작성하는 보고서의 내용을 신속하게 정리할 수 있습니다.

그림 8에 표시된 두 가지 예는 보고서 내용 정리 방법을 보여줍니다. 첫 번째 예에서는 전체 계층에 대한 서비스 데스크 관련 보고 내용이 음영 처리되지 않은 부분으로 표시되어 있습니다. 두 번째 예에서는 전략적 계층에 대한 보고서 또는 프리젠테이션 내용이 음영 처리되지 않은 부분으로 표시되어 있습니다. 각 상자를 간단히 스프레드시트 셀 또는 워드 프로세서 표의 셀로 만드는 것은 충분하지 않다는 점을 기억하십시오. 레이아웃과 내용을 결정하려면 상당히 세심한 계획이 필요합니다. 다음은 각 성과 또는 기대 사항을 보여주는 워드 프로세서 문서 형식의 예입니다.

• 제목: 일반적으로 높은 수준의 제목으로 기대 사항 또는 성과 제목을 간단하게 입력합니다.
• 제안자: 해당 성과 또는 기대 사항을 제안하거나 요청한 인물 또는 부서의 이름을 입력합니다.
• 분석가: 분석을 수행한 담당자의 이름을 입력합니다.
• 기대 사항/성과 설명: 기대 사항 또는 성과에 대한 간략한 설명을 입력합니다.
• 데이터 출처: 데이터를 입수한 출처에 대한 참조 또는 실제 데이터를 입력합니다. 많은 양의 기록이 있는 경우에는 실제 데이터를 입력하기보다 출처를 참조하도록 하는 것이 좋습니다. 예를 들어, 데이터가 해당 월의 서비스 데스크 기록이라면 수천 개의 기록이 포함된 실제 데이터를 입력하기보다 참조 위치를 입력하는 것이 좋습니다.
• 조치: 분석가가 수행한 조치에 대한 설명입니다.
• 결과: 결과와 더불어 계산 또는 공식을 입력합니다.
• 의견: 의견, 단서, 제안, 권고 등과 같은 내용을 입력합니다.

각 구성 요소를 각 항목 내의 제목으로 구성하고, 제목을 가장 상위 수준의 제목으로, 나머지 항목을 그보다 낮은 수준의 제목으로 설정하는 것이 좋습니다. 위에 표시된 각각의 제목 모두를 사용하지 않을 수도 있지만, 각 기대 사항 또는 성과만으로 별도의 문서를 구성하는 경우에는 모든 정보가 필수적인 항목입니다. 프리젠테이션이 필요한 경우 동일한 정보가 수록된 슬라이드를 표준 형식으로 제작할 수 있습니다.

조사를 완료하고, 모든 성과와 기대 사항을 해당 상자에 기록 및 보존했다면, 각 핵심 인물에 적합하게 보고서를 맞춤 구성하는 것은 간단한 작업입니다. 표준 서문을 만들고 결론과 권장 사항에 사용할 일반적인 내용을 작성할 수 있습니다.

마지막 단계는 핵심 인사와 회의 일정을 정하여 보고서를 제시하거나 프리젠테이션을 수행하는 것입니다. 접근 방식에 확신을 갖고 지지를 호소하십시오. 확실한 응답을 얻으려면 무응답이 완전한 승인으로 간주되는 날짜를 지정하십시오.