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ITIL Verkaufen

Argumente für den Verkauf von ITIL an die Key Player

Kapitel 6

Bisher haben wir die Key Player ermittelt, die Erwartungen quantifiziert und die Ergebnisse berechnet. Nun müssen wir alle diese Elemente zusammenfügen und die Argumentation für ITIL vorbereiten. Vor der Vorbereitung der Argumentation sollten Sie einige Punkte bedenken, die Ihnen bei der Vorbereitung und dem Vortrag Ihrer Argumente helfen können.

• Manche Personen lesen gerne Berichte, andere bevorzugen Präsentationen.
• Je höher die Ebene, die Sie ansprechen, desto wichtiger ist ein knapper, prägnanter Vortrag.
• Bereiten Sie nicht stundenlang komplexe Berichte für die einzelnen Key Player vor, da niemand lange Berichte lesen möchte, wenn nur ein kleiner Teil davon für ihn oder seine Abteilung relevant ist.
• Konzentrieren Sie sich auf die jeweils wirkungsvollsten Fakten.

Ein modulares Verfahren mit einer Standardeinleitung, Schlussfolgerung und Empfehlungen ist sinnvoll. Sie können die Module dann für jedes Publikum anpassen.

Sie können das Resultat der Erwartungsquantifizierung und Ergebnisberechnung in einer Berichtsmatrix (Abbildung 7) erfassen und strukturieren.

Die Spalten der Matrix repräsentieren die drei Hauptebenen (strategisch, taktisch, operativ). Sie sind in Ergebnisse (EG) und Erwartungen (EW) untergliedert. Die Zeilen enthalten die ITIL-Bereiche. Tragen Sie die Resultate der Vorbereitung Ihrer Argumente in die Felder der Matrix ein. Falls Sie für das Service-Desk zum Beispiel drei Ergebnisse haben, tragen Sie diese als drei Elemente in das entsprechende Feld (EG oder EW) ein. Mit diesem Matrizenverfahren können Sie den Inhalt eines beliebigen Berichtes schnell zusammenfassen.

Die beiden Beispiele in Abbildung 8 veranschaulichen, wie Sie den Inhalt zusammenfassen können. Das erste Beispiel zeigt in den weißen Feldern den Inhalt eines Berichtes über das Service-Desk aus Sicht aller Ebenen. Das zweite Beispiel zeigt in den weißen Feldern den Inhalt eines Berichtes oder einer Präsentation für die strategische Ebene. Denken Sie daran, dass es nicht genügt, für jedes Feld einfach eine Zelle in einem Arbeitsblatt oder einer mit einem Textprogramm erstellten Tabelle anzulegen. Layout und Inhalt erfordern sorgfältige Planung. Das folgende Beispiel beschreibt das Format eines Textdokumentes, das die einzelnen Ergebnisse und Erwartungen enthält.

• Thema: Enthält einen kurzen Titel für die Erwartung oder das Ergebnis, normalerweise eine Überschrift hoher Ebene.
• Anstragsteller: Der Name der Person oder Abteilung, die das Ergebnis oder die Erwartung vorgeschlagen oder angefordert hat.
• Analytiker: Der Name der Person, die die Analyse vorgenommen hat.
• Beschreibung von Erwartung/Ergebnis: Eine kurze Beschreibung der Erwartung/des Ergebnisses.
• Datenquelle: Ein Verweis auf die Quelle, aus der die Daten stammen, oder auf die Daten selbst. Bei einer großen Anzahl von Datensätzen ist es besser, auf die Quelle zu verweisen, statt die Daten anzuführen. Falls es sich bei den Daten zum Beispiel um die Service-Desk-Datensätze eines bestimmten Monats handelt, ist ein Verweis darauf sinnvoller als das Einfügen unzähliger Datensätze.
• Aktionen: Eine Beschreibung der vom Analytiker durchgeführten Aktionen.
• Resultat: Hierzu gehören sowohl die Resultate als auch die Berechnungen oder Formeln.
• Kommentare: Elemente wie zum Beispiel Beobachtungen, Vorbehalte, Vorschläge und Hinweise.

Im Idealfall sind alle diese Komponenten Überschriften zu den einzelnen Punkten, mit dem Thema als Hauptüberschrift und den übrigen Punkten als untergeordneten Überschriften. Möglicherweise benötigen Sie nicht alle hier genannten Überschriften, aber alle diese Angaben sind erforderlich, damit jede Erwartung und jedes Ergebnis ein eigenständiges Dokument ist. Falls Präsentationen benötigt werden, können Sie Folien mit übereinstimmenden Kategorien in einem Standardformat ausgeben.

Nachdem Sie die gesamte Untersuchung abgeschlossen und alle Ergebnisse und Erwartungen in den jeweiligen Feldern dokumentiert und gespeichert haben, ist der Aufbau maßgeschneiderter Berichte für die Kompetenzträger eine leichte Aufgabe. Sie können eine Standardeinleitung verfassen und für die Schlussfolgerung und die Empfehlungen generischen Inhalt erzeugen.

Der letzte Schritt besteht darin, Besprechungen mit den Kompetenzträgern anzusetzen, damit Sie Ihre Berichte vorlegen oder Ihre Präsentationen vortragen können. Gehen Sie entschlossen vor und bemühen Sie sich um Einkäufe. Um sicherzustellen, dass Sie eine Reaktion erhalten, sollten Sie ein Datum festlegen, an dem Sie davon ausgehen, dass keine Reaktion vollständige Zustimmung bedeutet.